家庭文件管理技巧:重要文档证件清单、如何收纳、该存放多久、实用小工具

最近更新:2020年6月

文档,可不是只有办公室才会有,其实家中也是有许多各种不同的文档证件,小到如你购物的收据、会员卡,重要到全家人的社安卡护照,以及跟财产相关的各式文档等等,这些不仅品类五花八门,形状也是大小不等,基本上就是常常会让人不用时难整理,但要用时却是怎样也找不到、让人急跳脚。本篇就来跟各位伙伴们分享那些以家庭为单位的文档证件收纳管理技巧,让你清楚了解哪些是重要文档要好好收放、该保存多久,以及如何做好收纳的小技巧,让你需要时能立马找到这些重要文档喔!


★家庭常见的文件数据


★各种文档的存放时间建议

家中的各式文档实在是太多了,就算你很有条理的做收纳,若仍没有做好「断舍离」,时间一久累积起来也是非常惊人,因此针对某些重要性较次要的文档,其实只要过了重点期间,就可以进行销毁丢弃,这样不仅可以节省空间,也能避免过度杂乱喔。

小贴士:目前越来越多文档皆已电子化,也能替你省下不少整理收纳居家文档的时间。

1. 须永久保存勿丢弃的文档:
  • 报税文档
  • 报税相关辅佐数据(若未进行申请)
  • 房贷清偿证明
  • 社安卡
  • 出生证明
  • 结婚证书
  • 遗嘱
  • 领养文档
  • 死亡证书
  • 其他


2. 保存3-7年:
  • 贷款清偿证明 - 7年
  • 报税相关辅佐数据 – 3年
  • 年度投资汇总 – 3年


3. 保存至多1年:
  • 每季投资纪录 – 1年
  • 每季退休帐户对帐单 – 1年
  • 信用卡对帐单 – 1年
  • 薪资条 – 1年
  • 医疗帐单– 1年
  • 大笔支出的收据– 1年或直到保修期结束
  • 各式收据 – 1个月
  • 银行转帐纪录– 1年


4. 综合类:
  • 水电煤气等Utility帐单 – 直至付清
  • 贷款文档 – 直至付清
  • 房屋保险与汽车保险 – 直至收到下一份新的合约
  • 房屋改装纪录 – 持有房产时皆须保存
  • 车辆所有权状(title)等纪录 – 持有车辆时皆须保存


★收纳工具推荐

小贴士:

常用的文档,如SSN、护照、驾照等,这类常用文档也可先用手机拍照进行电子存盘。至于那些只有电子文件的「虚拟」文档,则建议可上云端来进行文档存储。

1. 风琴夹/文档袋/文档夹

风琴夹格外适合用来分门别类的收纳各式文档必做集成,不仅一目了然,收纳也很方便。此外你也可以使用透明的插页文档夹或文档袋,可搭配洞洞binder做收纳,这类用来存放如结婚证书、出生证明、体检卡、保固卡等重要文档皆非常适合。建议选用透明塑料材质,不仅可以不用打开就看到内容物,也可避免快速受潮等问题。此外也有专门用来保存重要文档的防火防水文档夹也是不错的选择。

 

2. 标签机 / 便利贴

文档分门别类整理好装箱装袋后,当然也要给它们粘贴标签,以确保未来需要时可立即找到。 

3. 卡包

用来收纳你的信用卡和各大通路的会员卡。 

4. 碎纸机 / 护贝机等

针对那些带有重要个资的个人文档,不需要时就是要先销毁才能丢弃,才能避免个人消息泄漏。 




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An Aquarius with a little twist of Pisces . 愛吃甜、愛吃薯條、愛煮咖啡後的滿屋子咖啡香、愛買一樣類型的衣服、愛玩隔壁鄰居家的貓、愛看廣告、愛看那些老掉牙的字眼、更愛寫字。 https://www.facebook.com/somethingnewandgood/
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