如何提升开会效率？管理学教授：不说话

你对「开会」这件事的看法是什么？开会这件事就跟真爱一样不分种族不分性别不分年龄不分语言不分宗教不分政治，绝大多数的人都会给开会粘贴一个没效率、浪费时间的标签。

偏偏开会这件事情在企业中是不可避免的事，毕竟工作就是一群人大家分工合作把事情做好，不沟通哪有办法做事！但要如何让每次的开会变得更具意义及产出呢？

最好的方式是：不要讲话。

一本由University of North Carolina at Charlotte管理学教授、在大型企业IBM与P&G担任顾问的Steven G. Rogelberg执笔撰写的书籍"The Surprising Science of Meetings"，里面发想了许多如何提升开会效率的方式，其中一个最吸睛的方式就是「不说话开会(或开会至少有一段期间不说话)」。

Rogelberg在书中指出，企业为激发出创意点子，常会将员工聚集一起，与会者有任何想法就直接说出来，表面看上去是脑力激荡，但却往往会不小心就会扭曲脑力激荡的美意，有些人可能会不好意思开口分享自己的点子，有些人可能会担心别人质疑或嘲笑自己的点子而选择不说，有些人则是会滔滔不绝的一直讲，而让他人忘了分享自己的点子。

也因此，Rogelberg建议可以透过「脑力激荡撰写法」，与其让大家你一言我一语的把主意丢出来，不如让开会参与者将自己的想法主意写在纸上匿名提出，然后会议主持者可将这些大家写的纸条给每一位与会者轮流过目浏览，同时也可将自己的想法加注到纸条上。Rogelberg表示研究认为，和传统的大声说出来方式相比，这样的无声版脑力激荡可以产出更好且质量更高的点子。

Rogelberg的另一个建议是在会议讨论前，先保留一段安静的阅读时间，以确保每个人都能将素材真的读过一遍，而不是假装读过，接着再开始进行讨论。

这一点跟Amazon的开会文化相似，Jeff Bezos禁止公司内部开会时使用PowerPoint演示文稿的奇特开会文化众所皆知，且Bezos要求主持会议的管理人员须准备一份6页纸的备忘录，备忘录中的叙事架构是以句子、主题句、动词和名词组成，而不只是条列式而已。接着参与会议的所有人要坐下来静静细读这份备忘录，然后再集中讨论。「有些人喜欢在会议上虚张声势，假装自己已细读文档，所以我们呼出时间，让大家静静坐在房内阅读文档，就像高中生一样。」Bezos说。

Bezos认为此法大大优于PowerPoint，因为要写出详细的备忘录，撰写者必须清楚掌握要讨论的事情，亦能清楚指示下属改进措施。撰写时可能会需要给他人过目、分享意见、反复思考等，虽然几小时也可以写出一份备忘录，他认为一份好的备忘录可能会需要花至少一周时间去完成，而一份好的备忘录也可提高会议质素。不过Bezos也承认并非每份备忘录都能符合他的标准，「有些清晰得像天籁，令大家能进行高质素讨论，但也有写得很糟糕的备忘录。」

条列式要点无法激发灵感，但故事可以。

Rogelberg在书中并总结，若与会者不将重要的消息、反思或只有自己知道的訊息分享出来，那么这个会议就会是无意义的。